Опыт использования информационных технологий при составлении расписания учебных занятий

Первые программы для составления расписания учебных занятий появились еще в начале 90-х годов, однако, до сих пор используются менее, чем в четверти всех учебных заведений. А почему?

Причин достаточно много. И одной из главных причин является то, что разработчики видят и создают программу по своему замыслу, а диспетчеры хотят видеть программу по-другому. В результате готовая программа просто не нравится диспетчеру, она не соответствует представлению диспетчера о своей работе.

А ведь программа должна и соответствовать, и выглядеть, и быть простой и удобной, в меру универсальной и надежной. Должна помогать, советовать, и составлять расписание должна сама.

В Орлово-Вятском сельскохозяйственном колледже (г. Орлов, Кировской области) расписание на компьютере составляется с 1993 года, то есть уже 10 лет. Сначала расписание составлялось с использованием программы АРМ "Диспетчер". Для того времени использование этой программы было значительным шагом вперед. И хотя с программой бывали проблемы, она очень помогала диспетчеру. Однако, программа морально устаревала, и необходим был переход на новую программу. Но среди тех программ, что предлагаются на рынке, нам не удалось найти программу, соответствующую предъявляемым в нашем учебном заведении требованиям и к тому же лучше предыдущей программы. Проблема была решена путем создания собственной программы для составления расписания учебных занятий в ССУЗах «Экспресс-расписание».

При разработке был учтен весь накопленный за это время опыт, пожелания диспетчера, ошибки предыдущей программы- именно поэтому программа была успешно внедрена в 2002-2003 учебном году и с успехом используется в колледже.

Возможности этой программы охватывают весь спектр должностных обязанностей диспетчера:

• автоматическое составление основного расписания с возможностью удобной корректировки,
• ведение ежедневных изменений (составление расписания на день),
• учет выполнения нагрузки и ее планирование,
• распечатка необходимых документов для вывешивания на доске объявлений и документирования.

Давайте познакомимся с этой программой. Расписание в главном окне программы (рис. 1) представлено в виде таблицы- именно таким мы видим его на доске объявлений. Но поскольку у компьютера больше возможностей, чем у бумажного листа, то каждая графа таблицы (рис. 2) может отображать расписание либо любого преподавателя, либо группы, либо аудитории, причем на любой день. Для переключения достаточно щелкнуть мышью по букве П, Г или А, а затем выбрать нужную строку в списке. Цвета, в которые покрашена ячейка, и наименование занятия очень информативны (рис. 3) и могут очень помочь при составлении расписания. Например, сиреневый цвет говорит о том, что занятие назначено сверх плана на семестр, и его нужно отменить.

Чтобы назначить занятие, нужно выбрать ячейку, щелкнув по ней мышью, и в нижней части окна сразу появится список нагрузок, которые можно назначить в свободную ячейку, либо которыми можно заменить выбранное занятие. Список хотя и кажется обычным, но нужная нагрузка всегда первая, по ней отставание от плана - наибольшее. Занятые преподаватели - в последних строках, а отсутствующие - в середине списка (их предварительно помечают "запретами", чтобы случайно не назначить).

Если Вы сделали ошибку или решили сделать по-другому, то можно отменить последнее действие или вернуть отмененное так же, как в лучших программах фирмы Microsoft. И, конечно, Вам помогут подсказки - они всюду. Наведите мышь на фамилию преподавателя - узнаете, сколько ему нужно назначать занятий в день, наведите мышь на ячейку расписания - узнаете, какое занятие было по основному расписанию или почему цвет текста сиреневый.

Таким образом, у вас все под рукой, и вы можете корректировать расписание, получая всю необходимую информацию об объеме учебной нагрузки, степени ее выполнения, плановом объеме нагрузки на день, занятости на день, неделю и многое другое.

А умеет ли программа сама составлять расписание? Да. Автоматически составляется основное расписание. При составлении учитываются данные справочника "нагрузка", а также "запреты", установленные на определенные дни и часы. Работа над программой автоматического составления расписания велась в течение 3-х лет, и был получен достаточно хороший результат: занятия в группах распределяются равномерно по дням двух недель и начинаются по возможности с первой пары, в расписание вписываются все необходимые занятия. Бесспорно то, что лучше диспетчера никто не знает, как нужно составить расписание, и ручной корректировки расписания в любом случае не избежать.

Основное расписание в течение семестра можно составлять несколько раз, добавлять или менять нагрузки, можно досоставлять расписание, например, для заочного отделения или для групп, начинающих занятия позднее основного потока. Группу в программе можно делить на 2 подгруппы. Аудитории можно группировать по типам, указывать наиболее предпочтительные аудитории для преподавателей и групп или обязательные аудитории для нагрузок.

Программа позволяет распечатывать следующие документы: основное расписание (по группам), текущее расписание на день (рис. 4), листок замены на день, табель учета рабочего времени преподавателей, анализ нагрузки на семестр, анализ текущего выполнения нагрузки, журнал занятий, а также данные всех справочников. Отчеты выводятся в программу Microsoft Excel, в которой можно проводить их редактирование. Также можно настраивать шаблоны отчетов, учитывая специфику своего учебного заведения.

Для удобства работы преподавателей в программе предусмотрен режим выборки занятий по принципу выборки документов в программе "Консультант Плюс". Можно выбрать занятия любого преподавателя, группы, аудитории за любой период, распечатать. Это помогает проверить заполнение журнала учебных занятий и проводить анализ.

Согласитесь, все изложенное выше уже позволяет судить о том, насколько продумана и приспособлена программа для выполнения работы диспетчера. Но, кроме того, очень важно бывает довести составленное расписание до преподавателей и студентов. Для этого в программе предусмотрен модуль просмотра расписания по локальной сети или Internet, и все желающие могут просмотреть расписание на своих компьютерах.

Опыт, описанный в данной статье и дополнительная информация о программе, а также сама программа «Экспресс-расписание» представлена в Internet на страничке http://psbatishev.narod.ru/raspis.htm.

В заключение хотелось бы порекомендовать всем тем, кто составляет расписание учебных занятий, использовать в своей работе компьютерные программы, и в частности «Экспресс-расписание» - это избавит вас от рутины и сделает вашу работу более комфортной, приятной и менее трудоемкой.