Вся информация, с которой работает программа “Экспресс-расписание” сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP (расширение файла .mdb). При установке программы создается файл raspis.mdb в папке программы, который в дальнейшем используется как образец при создании новой базы данных.

В файле базы данных хранится содержимое справочников, основное, текущее расписание, параметры расписания.

Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в панели инструментов “Стандартная”.

Файл → Создать или (Создать), далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить.

Примечание: файл будет создан по образцу предыдущего используемого файла, поэтому его нахождение в указанном ранее месте обязательно. При создании таблицы базы данных очищаются, кроме праздничных дней и параметров расписания.

Файл → Открыть или (Открыть), далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

Примечание: если структура файла не соответствует требуемой, файл не будет открыт.

Файл → Сохранить как или (Сохранить как), далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

Примечание: во время работы с программой данные сохраняются автоматически и необходимо периодического сохранения информации нет.

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей “раздувают” объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. При запуске программы в первый раз в день автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет снизить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис → Сжать базу данных.

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя, тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных и его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис → Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в папку Архив папки программы.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск или дискету. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможным получение отчетности и текущая корректировка расписания, но может быть парализована нормальная работа всего учебного заведения.